Como habéis podido apreciar, se ha añadido en el margen derecho un apartado bajo el epígrafe “Colaboran con nosotros” con el logotipo de Teambox, un excelente proyecto desarrollado por un equipo de gente formidable con el que venimos colaborando desde hace unos meses.

La Junta, como órgano de la asociación de Grupos de Usuarios de Macintosh de Asturias, no deja de ser una pequeña organización, con su propia estructura y flujos de trabajo que necesitan y deben ser canalizados y recogidos adecuadamente, y ese papel últimamente lo ha venido desarrollando Teambox.

ANTES DE TEAMBOX:

Con una Junta compuesta de individuos en diferentes localizaciones, con diferentes horarios y realidades laborales, necesitábamos recoger en uno solo sitio las actividades de la Junta, así como lanzar las diferentes deliberaciones sobre los temas que los socios iban proponiendo así como los pasos que se iban dando a la hora de resolverlos.

No resultó descabellado pensar en la Web para alojar nuestra estructura de grupo, los documentos de trabajo, etc. Y lo primero que se nos viene a la cabeza a la hora de pensar en la Web es Google.

Así que creamos un grupo en Google (Google Groups) para poder alojar nuestros documentos de trabajo (Google Docs), y así permitir la revisión de los mismos por parte de todos los miembros de la Junta, y las distintas deliberaciones, consultas, comunicaciones, etc. se vertían a unas listas de correo pertenecientes a dicho grupo de Google. Con varios asuntos en marcha pendientes, con diversas etapas a cubrir y consultas entre los miembros pronto se vio que no era una forma precisamente óptima de trabajar, sino más bien un pequeño caos: no se podía seguir el hilo de las cuestiones en marcha, no quedaba claro el estado de cumplimiento de las tareas, y los miembros veíamos que se saturaba nuestro buzón de correo irremediablemente y sin mucho resultado.

Por otra parte, con esa forma de trabajar era realmente difícil enlazar los documentos alojados en Google Docs con las actividades de la Junta, ya que localizar en el historial de la lista de correos el asunto relevante era como buscar una aguja en un pajar.

Las conversaciones y deliberaciones se venían realizando en Skype o iChat, e incluso se recurría a comunicaciones “one on one” vía Twitter… pero no había una manera sencilla de enlazar un registro de las deliberaciones de esas “reuniones”; nuestro Secretario puede dar fe de ello. Sí, también probamos Google Wave en su momento de partida, con escaso éxito, la verdad…

No es que resultara imposible trabajar así, a la vista está que hubo resultados desde el primer momento, pero había que echar mano de caudales de energía y buena voluntad poco acostumbrados para poder manejarse entre tanta desintegración de servicios.

Pero todo eso ya es historia.

AHORA CON TEAMBOX:

• Vista integrada del proyecto:

Ahora tenemos integración, sincronía en tiempo real y estructura, en un solo servicio. Disponemos de una vista general, un “Resumen” para poder ver todos los movimientos que se están haciendo desde el proyecto creado en Teambox (proyecto llamado GUM Asturias), tanto en las conversaciones, como en las tareas asignadas (y sus variaciones de estado), creación de documentos, subida de archivos, etc.

• Deliberaciones y debates: las “Conversaciones”:

El desorden a la hora de debatir u opinar sobre las cuestiones que van surgiendo desaparecen, pues Teambox permite crear “Conversaciones” en las que se abre un tema con una exposición y todos los demás comienzan a debatir, pudiendo subir ficheros adjuntos los cuales se muestran relacionados en dicha conversación para que nadie pierda el hilo sobre lo que va proponiendo cada persona. Es casi como estar realmente reunidos, quedando registro de todo lo dicho, pudiendo interactuar en el momento en que uno disponga de tiempo.

• El flujo de trabajo: “Tareas”:

Ya sea para solicitar una documentación, reservar un equipamiento municipal, etc.,Teambox permite establecer un sistema de gestión de tareas:

Es increíble poder crear diversas listas que las agrupen por categorías, asignarlas a un miembro, reflejar un estado de cumplimiento, fijar una fecha límite, archivarlas, etc., todo en el mismo entorno de trabajo.

• Información de relevancia: documentos de trabajo: las “Páginas”:

Teambox permite la creación de unos documentos “Páginas” en donde podemos mantener organizada información con uno contenido simple para poder consultarla, editarla, etc. siempre que sea necesario sin salirnos de nuestro entorno.

• Archivos:

A través de este enlace podrás acceder al listado de todos los archivos que se han ido adjuntando a través de las distintas operaciones con Teambox, así no tendrás que preocuparte de navegar por todas las publicaciones en busca de ese archivo. Aquí lo encontrarás con total facilidad, informándote de todos sus atributos: nombre, clase, tamaño, etc. ¿Genial, verdad?

• Personas:

Este proyecto, como cualquier otro, está integrado por diversas personas, con diferentes perfiles de participación en el mismo. A través de este enlace podrás acceder a un listado de todas esas personas, mostrando sus perfiles, etc. (también están visibles a través del enlace “Resumen”).

• En resumen:

Teambox es una excelente herramienta de colaboración en la que cualquier grupo de personas con un proyecto en común (o con muchos, en el caso de una empresa) se puede organizar de una forma increíblemente eficiente y flexible, estando al corriente en todo momento acerca de qué cosas están cambiando en tu proyecto.

Y lo mejor de todo: Teambox tiene un enfoque a la hora de interactuar con las demás personas que colaboran en un proyecto tipo Twitter, así que en cualquier lugar del proyecto puedes mencionar a una persona del mismo modo que se realizar en el popular servicio de micro-blogging, llegándole una notificación al aludido.

Como fruto del trabajo conjunto con el proyecto, Teambox quiere colaborar con nosotros proporcionándonos una suscripción vitalicia de tipo Profesional valorada en 1.188 $ (998 € aprox) anualmente (mensualmente 99 $), y con la perspectiva de ir ofreciendo próximamente más aportaciones al GUM Asturias.

También nos gustaría comunicaros que Teambox permite la creación de una cuenta totalmente gratuita para empezar a dar vida a tus proyectos.

• Enlaces:

http://www.teambox.com

Tour: http://www.teambox.com/tour

Contacto Personal para el GUM Asturias: alejandrojl@teambox.com

usuario en Teambox @alejandrojl